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Enfoque de la Planificación
Las corrientes de la planificación
La Planificación Operativa: Es el diseño de un estado futuro deseado para un organismo público y consiste en formular planes a corto plazo, indicando las direcciones del ente con sus diferentes objetivos y metas.
Fin de la Planificación Operativa: Es un proceso mediante el cual dado, unos insumos, combinados eficientemente por los actores, generan un producto y se obtienen resultados.
Características de la Planificación Operativa
1) Es una planificación a corto plazo (1 año)
2) Se diseña y aplica a través de operaciones.
3) Se manifiesta por una combinación de recursos.
4) Está conformada por actores, los cuales son los que toman las decisiones.
Ejemplo de indicador
Concepto
|
Progr
|
Eje
|
%
|
Ventas
|
20.000.000
|
30.000.000
|
150%
|
3) La planificación operativa permite asignar responsables.
4) La planificación operativa articula el plan con el presupuesto, por módulos y direcciones.
Ejemplo
Plan
|
Gerente
de Venta
|
20.000.000
|
20.000.
000
|
100%
|
Presupuesto
|
Gerente
de Venta
|
2.000.000
|
2.000.000
|
100%
|
5) El gasto presupuestario puede controlarse
Ejemplo
Presupuesto
Gerencia
de Ventas
|
2.000.000
|
500.000 Octubre
1.000.000 Noviembre 1.500.000 Diciembre
|
Utilidad de la Planificación
1) La planificación operativa se aplica para maximizar las funciones de la empresa y las hacen más eficientes.
2) La planificación operativa se aplica para que la empresa produzca en términos aceptables, de: Cantidad, Calidad, Tiempo y Espacio
3) En la planificación operativa, hay un responsable, para su aplicación, el cual debe responder a las máximas autoridades de la empresa.
La Planificación Estratégica (Cómo herramienta de la empresa)
Es una herramienta que consiste, en la búsqueda de una o más ventajas competitivas de la empresa, formulando estrategias en función de la misión de los objetivos del medio ambiente, y de los recursos disponibles de la empresa.
Planificación Estratégica (Cómo proceso de acciones y tareas)
Es un proceso relacionado, con un conjunto de acciones y tareas que involucran a los miembros de la empresa en la búsqueda de estrategias adecuadas para el perfeccionamiento de la empresa, constituyéndose en un marco conceptual en la toma de decisiones. (Caminos que se plantean para lograr algo.)
Elementos de la planificación estratégica
1) Está diseñada para satisfacer las metas generales de la empresa.
2) La planificación estratégica es una planificación a largo plazo y enfoca a la empresa como un todo.
3) La planificación estratégica está compuesta por estrategia.
4) La planificación estratégica tiene un plan estratégico.
Requerimientos del plan Estratégico
1) Requiere de múltiple recursos tanto financieros como humano, materiales físicos y tecnológicos.
2) La planificación estratégica requiere autoridad.
3) La planificación estratégica requiere conocimiento científico.
4) La planificación estratégica requiere Alta tecnología.
5) La planificación estratégica requiere Capacidad Organizacional.
Herramientas de la Planificación Estratégica
1) Misión
2) Visión
3) Objetivos
4) Metas
5) Unidad Ejecutora
6) Responsable
7) Organigrama
8) Funciones de la Unidad Administrativa
9) Estrategias
10) Programa Gerencia General
11) Proyecto
12) Recursos
Estrategias
1) Es la dirección bajo la cual, se percibe los objetivos, es decir, sin los caminos a seguir, para cumplir los objetivos de la misión de la empresa.
2) Los programas son actividades que consumen y más los cuales se asignan fondos, es y facilidades para alcanzar metas propuestas, siguiendo las estrategias diseñadas, los programas son la parte operacional de la planificación estratégica, lo programas son ejecutados mediante proyectos.
Proyectos
Son actividades a los cuales se le asignan recursos para cumplir con metas
El Proceso de la Planificación
Está integrado por 6 etapas principales, las cuales son las siguientes:
1) Definición de los objetivos organizacionales: Consiste en tener una idea clara, de cuáles serán los objetivos que se plantea la empresa, es decir, los objetivos, para resolver un problema y para ello debe ponerse en cuenta la situación general de la empresa.
2) La Formulación que está compuesta por dos fases, que son: El diagnóstico y el pronóstico de la situación.
A) El Diagnóstico: Consiste en ver la situación que rodea el problema analizando la empresa en su totalidad, como por ejemplo: ver su producción, su mercado, su competencia, el ambiente empresarial, calidad de los recursos humanos, etc… Para lo cual se pueden hacer encuestas y entrevistas al personal y los gerentes.
B) El Pronóstico: Consiste en llevar la investigación realizada hacia el futuro, es decir, pronosticar, ver que es lo que se va hacer y los resultados que se obtendrán.
3) Discusión y Aprobación: Una vez que se tiene un Plan sabe los problemas de la organización, su diagnóstico, su pronóstico, se entra en la etapa de Discusión y se desarrolla diferente estrategia ante situaciones futuras. Este Plan debe ser discutido por todos los miembros de la empresa, para luego aprobarlo.
4) La Ejecución: Una vez que El Plan está aprobado, entra en la fase de Ejecución que no es más que llevar a la práctica todo lo que está escrito en El Plan y cumplir de la manera más aproximada posible con los objetivos y metas programados.
5) Control y Evaluación: En la medida en que se va ejecutando El Plan se va realizando su control y evaluación. El Control consiste en garantizar de que se vayan cumpliendo los objetivos planificados. La Evaluación consiste en la comparación de lo que se ha programado con lo que se ha ejecutado, con el fin de ver qué porcentaje de ejecución se está teniendo.
6) Conclusiones: En esta etapa se realiza un resumen de toda La Planificación que se va a llevar a cabo y todo lo que se aspira lograr y alcanzar en el caso de cumplirse con El Plan.
Los 4 puntos de vista de La Planificación
1) El Futuro de las decisiones actuales: Que consiste en ver, la cadena de consecuencias y efectos durante un tiempo determinado, relacionadas con las decisiones que se tomarán.
2) La Planificación es un proceso: Que se inicia con el establecimiento de metas organizacionales y por lo tanto deben crearse estrategias para cumplir con esas metas.
3) La planificación es una aptitud: Por lo cual requiere dedicación para actuar y es futuristas.
4) La planificación une los planes fundamentales de la empresa, tanto de tiempo estratégico, como de mediano e igualmente el presupuesto.
La Implementación y Revisión del Plan
Una vez que El Plan es formulado y aprobado debe ser implantado, y ese proceso (ósea, obligado a ejecutarse) de ejecución debe cubrir todas las actividades directivas e inclusive debe haber motivación compensación y evaluación. Todo El Plan debe ser bien revisado y evaluado.
Análisis de Fortalezas y debilidades de una empresa
Se debe realizar una evaluación de las principales fortalezas de la empresa. Las Fortalezas están constituidas por las fuerzas propulsoras de la organización y facilitan la consecución de los objetivos organizacionales. Las debilidades están constituidas por todas las fuerzas restrictivas de la organización y las cuales dificultan o impiden el logro de los objetivos organizacionales.
Planificación y Administración
¿Que es Planificación?: Es la escogencia de la alternativa más racional* e inteligente, para solucionar un problema ofreciendo estrategias para optimizar los recursos y lograr los objetivos de la empresa.
*Es porque, se hizo un estudio sobre el tema.
Definición alternativa de Planificación: Es una disciplina intelectual de selección de alternativas, para lograr los resultados.
Principios de Planificación
1) Principio de previsión: Consiste en diagnosticar el futuro, cuantificar el tiempo, el espacio y los recursos que se tienen, para lograr los objetivos y metas.
2) Principio de Universalidad: Significa que el plan debe abarcar a toda la empresa y ninguna gerencia debe quedar fuera de la planificación, y el plan debe ser coherente y universal.
3) Principio de Unidad: Significa que debe existir la unidad de tesorería, que quiere decir, que todos los ingresos y los gastos debe realizarlo una sola gerencia.
4) Principio de Continuidad: Indica que todo plan que se inicie, debe continuarse hasta su finalización, con el objetivo de evitar el desperdicio de recurso.
¿Que es Plan?: Es un documento elaborado para el implemento de objetivos y metas como resultado de un proceso de planificación, es decir, incluye varias programaciones de la empresa con sus respectivas metas.
Etapas de la Planificación
1) Planificación a Corto Plazo: Es una planeacion para el futuro inmediato, es decir, para un año y aquí se puede planificar programas de costos, programas de producción, programas de adiestramiento, programas de mantenimiento de la empresa, programa de sistematización, programas de inversiones a corto plazo.
2) Planificación a Largo Plazo: Es una planeación para periodos de 5 años o más, y aquí se pueden planificar proyectos sobre el espacio físico, proyectos de sistema de producción, proyectos de cambios en las condiciones físicas de trabajo.
Importancia de la Planificación
La Planificación es importante, ya que mediante ella, los gerentes de la empresa estudian anticipadamente sus objetivos y metas, y se fundamenta sus actos no encorazonadas, si no en una método o plan lógico.
Clasificación de los planes
Según su alcance
Los planes se clasifican en: Intra-Gerencial, Inter-Gerencial y Universal.
1) El Plan Intra- Gerencial: Se manifiesta cuando el plan es dirigido y aplicado a una sola Gerencia.
2) El Plan Inter-Gerencial: Cuando el plan afecta a más de una Gerencia.
3) El Plan Universal: Se manifiesta cuando El Plan se aplica para toda la organización con una política general, para toda la empresa.
Según el área del plan
1) Plan de Vista: Comprende la planificación de la Gerencia de Venta.
¿Que es el Gerente de Ventas?: Es aquella persona que se encarga de coordinar, organizar y controlar un cuerpo o departamento de ventas.
2) Plan de Producción: Que comprende la planificación de la Gerencia de producción.
¿Que es Gerencia de Producción?: Es el máximo responsable de la parte de la empresa que desarrolla la actividad que le es propia, a la que la empresa se dedica.
3) Plan de Administración: Que comprende la planificación de la Gerencia de Administración.
¿Que es Gerencia de Administración?: Se encarga de contribuir a que todos los procesos de la Corporación dispongan en forma oportuna, de los servicios básicos y de los recursos materiales y financieros necesarios para su funcionamiento.
4) Plan de Talento Humano: Que comprende la planificación de la Gerencia de Seres Humanos.
5) Plan de Informática: Que comprende la planificación de la Gerencia de Informática.
¿Que es Gerencia de Informática?: La Gerencia de Informática, es el órgano de línea de la Gerencia General encargada de planear, organizar, dirigir, ejecutar y desarrollar sistemas informáticos, así como de la operación y administración de la infraestructura tecnológica.
Contenido del Plan
1) Misión de la Empresa: Que es la que responde al fin para el cual fue creada la empresa u organización, es decir, debe indicar la razón de ser de la empresa y el motivo para el cual existe.
2) Visión de la Empresa: Son las aspiraciones futuras que se tienen para la empresa, es decir, lo que los gerentes quieren que sea la empresa en el futuro.
3) Lo Objetivos: Son las acciones que se plantean para la empresa cumpla con su misión. Por ejemplo: Si su empresa es de teléfonos, su misión es vender celulares, su objetivo es satisfacer al cliente, fabricar celulares de calidad entre otros.
4) La Meta: Es la medición cuantitativa de los objetivos y se establecen para ser ejecutada en un tiempo determinado, son cuantificables, es decir, pueden medirse. Ejemplo: Venderemos 1 millón de celulares de buena calidad.
5) Unidad Ejecutora: Es la Gerencia responsable para cumplir, con los objetivos y metas de la empresa. Ejemplo: Gerencia de Ventas.
6) Responsable: Es la persona que debe cumplir con los objetivos y metas de la empresa. Ejemplo: Nombre de la persona de la Gerencia.
